Автоматизация документооборота: готовая СЭД или документы из своей системы

Под автоматизацией документооборота понимают две разные задачи, и выбор зависит от того, какая из них ваша.

Ниже - как отличить одну от другой, что посчитать до внедрения, как выглядит договор, собранный из данных, и какие ошибки чаще всего делают, уходя от бумаги и копирования.

Движение документов: здесь нужна СЭД

Входящие письма, приказы, служебные записки, договор на согласовании у пяти человек, архив с поиском, сроки хранения. Это работа СЭД - системы электронного документооборота. Коробочные СЭД для этого и сделаны: маршруты согласования, версии, журналы регистрации. Если ваша боль здесь, начинайте с готовой: написать своё выйдет дороже и дольше.

Сборка документов: здесь нужны данные

Договор, счёт, акт, коммерческое предложение, спецификация. Их не согласуют неделями, их собирают. Обычно копированием: открыть похожий договор, поменять реквизиты, суммы и даты, проверить, что от прошлого клиента ничего не осталось. Ошибки здесь одни и те же: старое название в шапке, сумма прописью не совпадает с цифрами, в спецификации одна цена, в счёте другая.

Эта задача решается не отдельной системой, а тем, что документ собирается из данных, которые уже есть. Клиент, реквизиты, состав работ и цены лежат в карточке сделки, и шаблон берёт их оттуда. Цену правят в одном месте, в сделке, а не в каждом файле по отдельности.

Как понять, что нужно вам

• документы в основном входящие и внутренние, их много, у них маршруты и сроки хранения - готовая СЭД;
• документы в основном исходящие и собираются под сделку - сборка из своей системы;
• есть и то и другое - СЭД для движения документов, своя система для их сборки и связь между ними.

Для примера: компания, которая делает ремонт квартир, каждую неделю пишет сметы и договоры, а входящих приказов и писем у неё немного, - ей нужна сборка документов. Завод, где договор поставки согласуют юрист, бухгалтерия и директор, а подписанное хранится годами по правилам, - наоборот, начинает с СЭД.

Что посчитать до внедрения

Сколько документов в месяц и каких видов. Сколько времени уходит на один договор от запроса до отправки. Где чаще всего ошибаются. Эти три цифры покажут, что автоматизировать первым, а через месяц по ним же видно, стало ли лучше.

Отдельная система для подсчёта не нужна. Две недели записывайте каждый исходящий документ в простую таблицу: вид, сколько времени ушло, нашлась ли ошибка и когда - до отправки или после. Этого хватит, чтобы увидеть, где уходит больше всего времени.

Пример: договор из карточки сделки

Так это устроено в ATLAS PANEL. Менеджер выбирает сделку и шаблон договора. В текст подставляются реквизиты вашей компании и клиента, предмет договора и сумма сделки; в коммерческое предложение - ещё трудоёмкость и вилка цены из сметы. Готовый документ скачивается файлом, который можно поправить перед отправкой. Если в панель загружен знак компании, он встаёт в шапку документа.

Реквизиты клиента при этом никто не перепечатывает. Их подтягивают из справочника по ИНН или разбирают из карточки предприятия, которую прислал клиент: файлом, сканом или фото. Человек сверяет поля глазами. Ошибка в одной цифре расчётного счёта - это деньги, ушедшие не туда, и не допустить её проще, чем найти в перепечатанном тексте.

Шаблоны договора, счёта и КП заводятся под вашу компанию. Если нужны маршруты согласования и архив по правилам делопроизводства, честнее взять для этой части готовую СЭД, чем повторять её в панели с нуля.

Частые ошибки при автоматизации документооборота

• Автоматизировали маршрут, а документы по-прежнему копируют. Согласование стало быстрее, а ошибки в договорах остались прежними, только быстрее доходят до подписи.
• Бумажный порядок перенесли один к одному. Пять подписей на бумаге стали пятью согласующими в системе, хотя по-настоящему документ читают двое.
• Одна цифра живёт в трёх местах. Сумму вбивают отдельно в сделку, в счёт и в спецификацию, и рано или поздно одна из трёх расходится с остальными.
• Шаблон правят в документе, а не в самом шаблоне. Через полгода в ходу несколько версий договора, и никто не помнит, какая из них последняя.