Как не взять заказ, который съест деньги компании

Кому и зачем это читать

Статья пригодится владельцам и руководителям компаний, которые работают под заказ: производят изделия, выполняют монтаж, привлекают подрядчиков или закупают материалы под конкретный договор.

Она поможет:

• увидеть, сколько денег останется после выполнения заказа, а не после выставления счёта;
• заранее найти период, когда на работы и закупки не хватит денег;
• отделить реальный срок от обещания, которое держится на удаче;
• изменить условия сделки до подписания договора, а не искать деньги в разгар работ.

О сроках производства мы уже писали отдельно. Здесь разберём другой риск: заказ может быть выполнимым по мощности цеха, но опасным по деньгам и условиям оплаты.

Скидка уменьшает запас на ошибки

Цена заказа после скидки - это не прибыль. Сначала из неё нужно вычесть все расходы, которые возникнут из-за конкретной сделки:

• материалы, комплектующие и упаковку;
• оплату труда, подрядчиков, доставку и монтаж;
• комиссию посреднику, срочные закупки, дополнительные работы;
• налоги, которые компания заплатит с полученного дохода.

Допустим, заказ изначально оценили в 500 000 рублей, но клиент получил скидку и итоговая цена стала 450 000 рублей. На выполнение нужно 390 000 рублей. Формально остаётся 60 000 рублей до налогов.

Такой остаток легко исчезает. Поставщик может поднять цену, клиент попросит дополнительную работу, монтаж займёт больше времени, а доставка окажется дороже расчёта. Если смета собрана по приблизительным данным, скидка превращает обычное отклонение в убыток.

Поэтому перед договором полезно считать минимум два варианта. Первый - по подтверждённым ценам и обычному ходу работ. Второй - с вероятными осложнениями: заменой материала, дополнительной логистикой, переделкой, платным ускорением. Если во втором варианте заказ уходит в минус, риск нужно заложить в цену или изменить условия.

Прибыль на бумаге не оплачивает закупки

Даже заказ с положительной маржой может остановиться из-за нехватки денег в середине работ. Причина проста: клиент платит по своему графику, а компания закупает материалы, выдаёт зарплату и рассчитывается с подрядчиками раньше.

В примере с заказом на 450 000 рублей аванс составляет 30%, то есть 135 000 рублей. До следующего платежа нужно потратить около 220 000 рублей. Нехватка составляет 85 000 рублей.

Эти 85 000 рублей нельзя закрывать предположением, что скоро придёт другой заказ. Новый аванс может задержаться, понадобиться на другие обязательства или вообще не появиться. Так компания начинает финансировать один договор деньгами другого и теряет контроль над кассой.

Для проверки нужен не только расчёт себестоимости, но и календарь денег. В нём по датам видны:

• поступления от клиента;
• платежи поставщикам и подрядчикам;
• зарплата, налоги и другие обязательные выплаты;
• остаток денег с учётом всех текущих заказов компании.

Если в календаре появляется отрицательный остаток, договор ещё можно исправить. Например, увеличить аванс, разбить оплату на этапы, перенести часть закупки после промежуточного платежа или договориться с поставщиком об отсрочке.

Новая технология требует отдельной сметы

Заказ может выглядеть знакомым, но содержать работу, которую компания раньше не делала. Новый материал, необычная отделка, нестандартная конструкция или сложный монтаж меняют не только срок, но и себестоимость.

Нельзя оценивать такую работу по расценкам привычного изделия. До договора нужно понять, потребуются ли:

• образцы и пробные материалы;
• новый инструмент или настройка оборудования;
• время конструктора, технолога и мастеров;
• внешний специалист или подрядчик;
• запас на переделку, если первый вариант не пройдёт проверку.

Например, компания регулярно выпускает изделия с привычной отделкой, а клиент просит сочетание материалов, с которыми сотрудники ещё не работали вместе. Первый образец может не получиться. Тогда придётся повторно покупать материал, тратить время специалистов и сдвигать другие работы.

Освоение нового направления иногда оправдано. Но это должно быть отдельным управленческим решением, а не скрытой частью заказа со скидкой. Руководителю нужно заранее решить, кто оплачивает подготовку: клиент, компания как инвестицию в новый продукт или обе стороны через пересмотр условий.

Свободный цех не гарантирует выполнение в срок

Срок нельзя проверять только по загрузке производства. Заказ проходит через цепочку, где задержка на одном участке останавливает остальные: документация, закупка, изготовление, подрядные работы, доставка, монтаж, приёмка.

Свободные станки не помогут, если нужный материал поставят только через три недели. А попытка ускориться может потребовать дорогой доставки, переработок или замены подрядчика.

При оценке срока стоит проверить три вещи:

• когда будут готовы чертежи, спецификации и согласования;
• подтверждены ли сроки поставок и работ внешних исполнителей;
• не вытеснит ли новый заказ уже принятые обязательства перед другими клиентами.

Если срок получается только при идеальном сценарии, его нельзя обещать без запаса. Иначе компания либо сорвёт дату, либо будет спасать договор за свой счёт.

Остаток оплаты зависит от условий приёмки

Готовое изделие ещё не означает, что компания получит остаток денег. В заказном бизнесе окончательный платёж часто привязан к событию: монтажу, подписанию акта, сдаче объекта, согласованию результата конкретным сотрудником клиента.

Проблема возникает, когда это событие зависит не только от исполнителя. Например, продукция готова, но на объекте не завершён ремонт. Монтаж переносится, а вместе с ним задерживается финальный расчёт. Компания уже потратила деньги на материалы и работу, но не может закрыть заказ.

До подписания договора нужно зафиксировать:

• состав поставки и требования к результату;
• кто принимает работу и в какой срок;
• как согласуются изменения по ходу заказа;
• что происходит, если объект или клиент не готов к монтажу;
• какой этап даёт право выставить следующий счёт.

Чем крупнее и непривычнее сделка, тем опаснее оставлять эти вопросы в переписке и устных договорённостях. Условия оплаты должны быть связаны с событиями, которые можно подтвердить документально.

Что сделать

Перед согласованием сложного заказа соберите в одном месте смету, календарь поступлений и платежей, проверку технологии, сроков и условий приёмки. Если хотя бы один пункт не сходится, не нужно выбирать между «брать» и «отказываться»: сначала предложите другой аванс, этапы оплаты, цену или срок.