Какие отчёты нужны руководителю

Отчёты в компании обычно появляются по одной схеме: кто-то однажды попросил цифру, сотрудник её собрал, и с тех пор собирает каждую пятницу. Через полгода отчётов десять, на сборку уходит день, а руководитель смотрит в два из них.

Перед тем как заводить отчёт, стоит задать один вопрос: какое решение я приму, глядя на эту цифру? Если ответа нет - отчёт не нужен, сколько бы красивым он ни был.

Что смотреть каждый день. В компании, которая работает с заявками и сделками, обычно хватает пяти цифр:

• новые заявки и откуда они пришли;
• заявки без ответа дольше, чем у вас принято;
• деньги: сколько выставлено, сколько оплачено, что просрочено;
• кто чем занят и что горит по срокам;
• сделки, которые стоят на одном этапе дольше обычного.

Что смотреть раз в месяц. Сколько заявок доходит до сделки на каждом этапе, средний чек и срок сделки, выручка по направлениям, причины отказов. Этим отчётам не нужна ежедневная точность, им нужна честная история за период.

Откуда берутся цифры. Отчёт честный, только если работа сама идёт через систему. Когда заявки живут в почте, расчёты - в таблице, а договоры - в папке на рабочем столе, любой отчёт собирается руками, и каждый раз немного по-разному. Поэтому начинать стоит не с дашборда, а с процесса: сначала заявка, расчёт и документ проходят через одну систему, потом цифры по ним собираются сами.

В ATLAS PANEL дашборд руководителя строится из того, что сотрудники и так делают в панели: принимают заявку, считают стоимость, готовят документы. Отдельно для отчёта никто ничего не заполняет.